Berikut ini adalah Artikel Tentang Struktur Organisasi IT, Peran dari Divisi IT, dan Perusahaan IT.

Sebuah sumber utama dari ketidak efisienan dari departemen IT adalah organisasi yang buruk dari staf dan kurangnya kejelasan peran dan tanggung jawab. Biaya dari departemen IT yang tidak efektif umumnya besar. Organisasi IT yang buruk juga menyebabkan deadline proyek yang tidak terpenuhi, jatuhnya service dari server secara tidak terencana, garis service IT yang tidak jelas, dan proyek yang tidak menguntungkan.

Umumnya seluruh kegiatan IT dapat dibagi menjadi dua bagian dasar yaitu “operation and infrastructure” dan “Aplication Development“. Bagian operasi berurusan dengan penanganan sehari-hari dari lingkugan komputer dan keamanan. Bagian Aplikasi bertanggung jawab dengan pembuatan dan pengembangan aplikasi bisnis. Untuk perusahaan besar, ada beberapa group khusus yang dibentuk agar lebih terspesialisasi. Berikut adalah diagram peran karyawan pada divisi IT (Note: diagam dibawah dapat menjadi bentuk dari struktur organisasi tetapi tidak selalu):

Untuk perusahaan yang kecil, satu karyawan dapat mengambil lebih dari satu peran misalkan sebagai Business Analyst sekaligus Application Developer. Tapi perusahaan harus tetap berpegang pada satu syarat : tidak diperkenankan karyawan memegang dua jenis peran sebagai pembuat sekaligus pengawas dalam sebuah proyek. Misalkan seorang programmer yang juga mengambil peran sebagai testing. Ada kemungkinan hasil testingnya diragukan karena programmer tersebut menilai hasil karyanya sendiri.

Peran-peran diatas juga melambangkan tingkatan penanganan masalah IT dalam perusahaan. Berikut ini adalah gambar tingkatan penanganan masalah IT:

Help desk adalah lapisan pertama yang harus dihubungi oleh end user bila mereka mereka mendapatkan masalah. Help desk akan berupaya menanganinya, tapi bila gagal akan mengirimkan ke lapisan yang lebih senior. Selama itu, help desk akan menjadi koordinator dari penanganan masalah. End user harus selalu menghubungi help desk saat meminta bantuan ataupun menanyakan progress permintaan bantuan mereka. End User dilarang untuk menghubungi secara langsung lapisan support yang lebih dalam (mem-bypass helpdesk).

Berikut ini adalah penjelasan dari peran-peran yang umum ditemukan pada divisi IT:

1. Help Desk
   

   Help Desk adalah titik utama dimana client dari IT akan pertama kali menghubungi divisi IT saat mempunyai pertanyaan atau masalah yang berhubungan dengan IT. Help Desk membawa harga diri dan wibawa divisi IT saat berhubungan dengan client sehingga Help Desk sangat mempengaruhi customer experience.

   Help Desk menyimpan database dari masalah dan solusi yang muncul dari operasional IT sehari-hari. Help Desk memfasilitasi komunikasi antara user dan bagian IT lainnya, merespon crisis, dan membuat prioritas pengerjaan masalah.

   Karena merupakan titik pertama hubungan ke client, staf help desk harus mempunyai pengetahuan yang luas (meskipun tidak mendalam). Hal ini diperlukan agar sebuah masalah dapat segera dikategorikan dan diberikan pada tim solusi yang benar.

   Helpdesk haruslah menjadi tempat utama client pertama kali menghubungi divisi IT. Bila tidak, penanganan masalah menjadi tidak terkoordinasi dan pengetahuan menjadi hilang setelah solusi diimplementasikan. Client tidak diperkenankan untuk menghubungi divisi lain karena akan mengacaukan prioritas kerja.

   Help Desk sebaiknya dibantu oleh software tertentu untuk memfasilitasi pelacakan sebuah insiden, eskalasi masalah, dan pelaporan. Software harus juga mampu melakukan pengkategorian masalah, menyimpan pengetahuan dari solusi yang didapat, dan melakukan prioritas pengerjaan.

   Intensitas dari pekerjaan Help Desk yang tinggi menyebabkan seringnya bagian Help Desk mengalami kejatuhan moral kerja karena tekanan dan lembur yang harus ditanggung. Alternatif yang baik adalah memberikan kompensasi yang besar untuk help desk atau melakukan rotasi pekerjaan untuk menghilangkan kejenuhan.

2. End User Support
   

   End User Support bertanggung jawab untuk perbaikan fisik komputer dan kunjungan ke lapangan kerja. Grup ini adalah lapisan kedua dari manajemen masalah dan solusi. Umumnya bila ukuran group cukup besar, manajer akan membagi menjadi beberapa tim kecil berdasarkan lokasi, teknologi, aplikasi, atau kelompok bisnis. Setiap kelompok kecil mempunyai seorang kepala.

   Seperti Help Desk, End User Support harus juga mempunyai kemampuan yang luas pada sistem IT pada perusahaan. Perbedaannya, End User Support mempunyai pengetahuan yang lebih mendalam pada sistem standar perusahaan. Keahlian lebih diarahkan pada hardware dan software yang ada pada sistem komputer end user bukan pada aplikasi server.

   End User Support bertanggung jawab dalam memberikan dukungan pada seluruh peralatan dan aplikasi yang terpasang pada sisi end user. Selain itu End User Support juga bertanggung jawab pada instalasi peralatan baru, perawatan peralatan yang ada, dan upgrade pada sistem end user. Untuk memudahkan pekerjaan End User Support, IT Standard harus diberlakukan agar pekerjaan tidak terlalu beragam.

   Selain kemampuan teknis, End User Support harus mempunyai kemampuan untuk berkomunikasi dengan client dan membangun hubungan baik dengan anggota bisnis lain. Pekerjaan lainnya adalah memberikan training untuk end user sehingga mengurangi jumlah panggilan kepada end user Support.

   Dalam sebuah organisasi IT yang lemah, adalah umum bila kita mendapati end user / client melompati help desk dan langsung menghubungi profesional atas. Bila terus berlangsung, sikap ini akan menimbulkan frustasi pada profesional lapisan atas karena pekerjaan mereka yang terganggu. Ujung-ujungnya prosesional atas akan keluar dari perusahaan saat moral kerja mereka menjadi terlalu rendah. Sifat dari end user / client ini juga menunjukkan frustasi mereka pada IT karena merasa help desk kurang dapat membantu menangani masalah mereka.

   Terkadang, perusahaan menempatkan end user support team dibawah sebuah divisi tertentu dan secara hirarki bukan divisi IT meskipun pekerjaan mereka adalah IT. Secara jangka pendek, hal ini merupakan solusi yang baik karena dengan menempatkan tim IT permanent, respon terhadap masalah client menjadi lebih cepat. Disisi lain, hal ini menunjukkan masalah serius pada divisi IT jika penempatan tersebut bersifat jangka panjang. Divisi lain kemungkinan merasa divisi IT tidak mampu merespon dengan cepat pada kebutuhan mereka, kemudian berinisiatif membuat “divisi IT bayangan” pada divisi mereka. Divisi IT bayangan ini dapat menimbulkan masalah serius saat mereka mengupayakan solusi sendiri terpisah dari divisi IT utama. Sistem IT pada perusahaan dengan cepat dapat terpulau-pulau dan tidak compatible satu sama lain karena tidak dipatuhinya standar. Perubahan yang terjadi pada salah satu Divisi IT bayangan dapat berakibat pada Divisi IT atau divisi lainnya, yang akhirnya mengakibatkan saling menyalahkan. Koordinasi dan komunikasi menjadi masalah besar. Masalah lain muncul bila divisi IT bayangan bubar, divisi IT yang asli akan kesulitan mengambil alih bila sistemnya berbeda dengan standar. Jika divisi IT bayangan juga melakukan development software dan sekaligus menjadi end user, Auditor IT mungkin akan menunjukkan muka tidak setuju karena terdapat resiko karyawan IT bisa memanipulasi data karena tidak adanya segregation of duties.

3. Network Administration Group

   Network Administrator Group mengatur semua kemampuan jaringan komunikasi data yang dibutuhkan oleh bisnis. Network administrator bertanggung jawab pada semua kabel, hubs/switch, kemananan jaringan, routers, gateways, firewall, dan hal yang berhubungan dengan jaringan lainnya. Mereka melakukan pengawasan traffic jaringan dan melakukan efisiensi / upgrade sebelum kebutuhan melebihi kapasitas.

   Network administrator membutuhkan keahlian yang khusus meliputi pengetahuan pada hardware jaringan, media network / kabel, network protocols, enkripsi, dan firewall. Tingginya tuntutan keahlian dan pengetahuan pada network administrator menyebabkan tingginya pula pelatihan dan pengalaman yang harus dibayar agar seorang network administrator menjadi efektif. Pelatihan sendiri membutuhkan waktu 5 tahun lebih agar efektif.

   Network administrator bertanggung jawab dalam meneliti aplikasi, akses, dan data transfer yang dibutuhkan. Kemudian menentukan solusi yang paling optimal dan menegosiasikan kontrak dengan vendor. Penilaian kebutuhan, perencanaan kapasitas, dan implementasi yang baik dapat mengurangi biaya.

   Untuk perusahaan menangah atau kecil, network administrator dan system administrator dapat dikerjakan oleh satu orang.

4. System Administrator / Computer Operation Group
   

   System Administrator dan Computer Operations Group mengatur, mengawasi, dan mengkonfigurasi seluruh Server dan System Software yang membentuk sebuah infrastruktur dimana terdapat aplikasi dan data perusahaan. Sistem ini termasuk email server , web/FTP server, print server, development, test, and production server. Setiap server mungkin berdasarkan pada teknologi yang berbeda tergantung pada standar perusahaan.

   Tugas-tugas seorang System Administrator antara lain instalasi/perawatan/upgrade peralatan/ sistem operasi / aplikasi, perencanaan kapasitas, backup, user profile management, dan keamanan sistem. Keseluruhan tugas ini membutuhkan pengetahuan yang sangat mendalam pada bagaimana software bekerja untuk memenuhi kebutuhan bisnis.

   Sistem administrator secara proaktif mengatur sistem server untuk mengurangi masalah yang dapat muncul saat jam production dan penyusupan ilegal. Sistem administrator juga harus melacak utilisasi server, mengantisipasi dengan menambah kapasitas bila frekuensi penggunaan mendekati batas kemampuan server. Karena ini, sistem administrator umumnya mempunyai pekerjaan yang berat karena mereka harus tersedia saat jam kerja dan harus merawat server di luar jam kantor.

   Jadwal perawatan dan upgrade harus dengan hati-hati dikoordinasikan dengan unit bisnis yang lain. Bila aspek ini diabaikan, dapat terjadi sebuah server di maintenance pada saat user sedang sibuk, mengakibatkan user menjadi frustasi karena tidak dapat mengakses aplikasi yang berada pada server tersebut. Downtime dari serbuah server harus diumumkan keseluruh pemakai.

   Sistem administrator juga harus berkoordinasi pada saat memperkenalkan sebuah teknologi baru pada sistem perusahaan. Sistem administrator harus dengan sangat hati-hati melakukan uji coba sistem baru dan memperhatikan aspek pelatihan dan pengalaman. Langkah-langkah ini diperlukan agar sistem baru tidak mengganggu sistem lama. Hal yang sama juga dilakukan bila sistem administrator harus mengupgrade sistem.

   Memberikan dukungan pada hardware dan software server adalah sebuah pekerjaan yang kompleks serta membutuhkan keahlian khusus. Umumnya divisi IT selalu mempunyai orang-orang ahli tertentu yang bertanggung jawab mengatur sebuah aspek dari infrastruktur servernya. Sebaiknya sebelum perusahaan memperkenalkan platform baru, biaya tenaga ahli dimasukkan dalam perhitungan. Sebuah platform standar harus dibuat untuk jenis server yang ada dan mengurangi biaya tenaga ahli.

5. Telecommunications Services Group
   

   Banyak perusahaan mendapati bahwa lebih murah untuk membeli dan mengoperasikan telepon sistem mereka sendiri. Telecommunications Services Group mengatur seluruh telepon dan jasa lainnya yang berhubungan. Jasa yang diberikan adalah telepon, voice mail, fax, dan video conferencing.

   Jasa telekomunikasi mensyaratkan pengetahuan pada telephony switch hardware (PBX) dan konfigurasi software, perkabelan pada bangunan, konfigurasi call center, voice mail configuration, dan video conferencing equipment.

   Terkadang anggota Telecommunication Services Group diassign secara reguler ke help desk karena umumnya anggota help desk kurang mempunyai pengetahuan pada area ini. Assignment ini berikan agar tidak seluruh permintaan support di arahkan ke kelompok Telecommunication Services Group.

   Bila sistem cukup kompleks, perusahaan dapat meng-outsource services pada vendor. Help desk dalam hal ini harus mendapatkan fasilitas untuk melakukan penjadwalan support dengan vendor.

6. Infrastructure / Operations Manager
   

   Manajer operasi bertanggung jawab pada performa dari semua tim yang berada pada IT Operation Group. Manajer harus mempunyai pengetahuan yang luas pada teknologi yang berada pada wilayah tanggung jawabnya tetapi detailnya tetap berada pada setiap anggota tim.

   Manajer operasi bertangggung jawab untuk performa keseharian dari sistem IT, memaksimalkan availability dari sistem, dan menyelesaikan masalah end user. Manajer ini juga berperan dalam membentuk sebuah disaster recovery plan dan eksekusinya. Mempunyai manajer dengan peran ini membantu CIO utuk lebih berfokus pada arah strategis IT dari pada mencemaskan performa keseharian dari IT.

7. Application Development Teams
   

   Application Development Teams menyediakan pengembangan dan dukungan pada aplikasi bisnis, berdasarkan pada kebutuhan yang dikumpulkan dan didokumentasikan oleh business analyst. Untuk perusahaan kecil, business analyst dan development team umumnya dilakukan oleh orang yang sama. Aplikasi bisnis mungkin dibuat sendiri atau dibeli dari luar dan dikonfigurasi agar cocok dengan pola bisnis perusahaan.

   Application Developers umumnya terspesialisasi pada teknologi tertentu seperti web, ERP, CRM. Group ini juga umumnya dibagi kedalam tiga kategori besar yang masing-masing menggunakan teknologi tersendiri :

   1. Customer Facing Application. Termasuk didalamnya aplikasi web, pemesanan dan proses, dan Customer Service.
   2. Production Support. Aplikasi Supply Chain seperti procurement, manufacturing, warehousing, inventory, dan logistic.
   3. Business Support. Umumnya sistem yang sangat internal seperti akuntansi dan sumber daya manusia.

   Umumnya sebuah tim terdiri dari beberapa orang dengan keahlian yang berbeda-beda. Tim ini bertanggung jawab untuk membuat sebuah fungsi baru pada aplikasi, upgrade dan patch aplikasi pihak ketiga, menguji coba fungsionalitas dari aplikasi sebelum masuk ke production dan dukungan pada aplikasi bisnis saat telah masuk kedalam production.

   Saat ukuran sistem bisnis dan kompleksitasnya meningkat, perusahaan mungkin harus menempatkan staff khusus yang didedikasikan pada salah satu dari tiga kategori diatas. Membangun tim untuk setiap aplikasi bisnis memungkinkan pelatihan silang dari staff untuk mendukung aplikasi spesifik.

   Saat mengerjakan sebuah proyek, penanggung jawab proyek harus jelas dan memiliki cukup kekuasaan untuk menjalankan proyek dengan lancar. IT Development group harus menjadwalkan dan dengan jelas mengkomunikasikan pada IT Department, Streering Committee, dan business users untuk progress dari proyek, fungsionalitas sistem, dan waktu implementasi proyek. Aplikasi yang akan diimplementasikan harus memperhatikan waktu dari bisnis. Saat kebutuhan bisnis sedang tinggi, sebaiknya tidak ada implementasi sistem yang beresiko.

   Untuk software-software besar seperti Enterprise Resource Planning, terkadang perusahaan harus mengalah pada proses bisnis yang telah didefinisikan pada software untuk menghindari biaya customization yang tinggi. Perubahan proses bisnis ini belum tentu suatu yang buruk bila proses bisnis yang terdefine pada software jauh lebih cocok bagi perusahaan. Umumnya pembuatan aplikasi bisnis disertai dengan Business Process Reengineering.

   Application Support Group
   

   Pada perusahaan besar, tim developer sering dibagi menjadi dua. Disatu sisi menangani pembuatan aplikasi, disisi lain menjadi support seperti help desk untuk aplikasi yang telah dibuat. Grup ini menjadi lapis ketiga dalam support aplikasi.

   Pemisahan seperti mempunyai beberapa efek positif:

   1. Menghilangkan gangguan pada development team sehingga mereka dapat berfokus pada aplikasi baru.
   2. Memperjelas perhitungan proyek, dengan tidak terganggunya tim development untuk memberikan support, penjadwalan proyek menjadi lebih tepat.
8. Application Testing
   

   Application Testing Team bertanggung jawab untuk menguji coba perubahan dan upgrade pada aplikasi bisnis dengan tujuan mendeteksi dan menghilangkan masalah dan menjamin kompabilitas dengan modul lain.

   Uji coba pada aplikasi muncul pada berbagai tingkatan. Pada level terendah, developer akan menguji coba kode-kode yang mereka buat, kemudian untuk level lebih atas, aplication testing team mengkombinasikan semua modul yang dibuat dan melihat apakah terjadi masalah. Pada level sistem, modul akan diuji coba untuk mencari tahu apakah mengganggu sistem lain atau tidak dapat bekerja sama dengan sistem yang sudah ada. Testing ini umumnya disebut unit testing, integration testing dan system testing.

   Hanya sedikit organisasi yang memahami fungsi group testing ini dan lebih sedikit lagi yang memberikan perhatian yang cukup.

   Idealnya waktu untuk testing aplikasi adalah 30% dari total proyek. Meskipun terlihat besar, tetapi akan terbayar dengan stabilnya aplikasi saat telah menyentuh production sekaligus menghemat panggilan ke help desk.

   Tim yang melakukan testing haruslah terdiri dari business users. Peran business users adalah menjamin fungsi-fungsi yang akan sering terpakai bebas dari masalah. Keuntungan lainnya, business users menjadi cukup terbiasa menggunakan sistem itu sebelum di implementasikan.

   Aspek lain dari uji coba aplikasi adalah stress testing. Stess Testing adalah tipe uji coba untuk mengetahui kemampuan sistem dalam menangani request. Hasil dari uji coba ini sangat membantu dalam memonitor performa server dan meningkatkan kapasitas bila server mulai terbebani request mendekati batas toleransi.

   Pada perusahaan kecil umumnya tim testing menjadi bagian dari developer, database administrator, atau system administrator. Pada perusahaan besar, tim testing umumnya berdiri sendiri.

9. Database Administrator
   

   Database administrator mendesain arsitektur database, melakukan install dan konfigurasi database software, berpartisipasi pada desain dan pengembangan dengan developer, menjamin integritas data, dan mengawasi serta meningkatkan performa database.

   Tim ini bertanggung jawab pada database baik pada lingkungan production maupun lingkungan pengembangan.

   Karena kompleksitas dari database relational (jenis yang paling umum dipakai), beberapa keahlian harus dimiliki oleh database administrator. Umumnya keahlian yang dibutuhkan mengarah spesifik pada salah satu teknologi database yang dipakai perusahaan seperti Oracle, Microsoft SQL Server, PostgreSQL.

   Dalam sebuah perusahaan yang besar, Database Administrator sering dibagi menjadi dua: satu sisi untuk development dan sisi yang lain untuk Production. Pebagian ini lebih dikarenakan pemisahan tugas, seorang developer sebenarnya tidak diperbolehkan untuk menyentuh production.

10. Electronic Data Interchange
    

    Electronic Data Interchange (EDI) bertanggung jawab untuk menjamin transport data antara aplikasi baik dalam perusahaan maupun dengan luar perusahaan secara akurat, tepat, dan cepat.

    Integrasi aplikasi adalah komponen yang kritis dalam membentuk komunikasi sistem dan database pada perusahaan dan antar perusahaan. Setiap sistem bisnis dan aplikasi memerlukan format data tertentu untuk dibaca.

    Transmisi data dapat dimulai dari sebuah kejadian atau berdasarkan jadwal. Seorang EDI harus menterjemahkan hasil dari salah satu aplikasi menjadi format yang dapat dibaca oleh aplikasi lainnya. Selain itu seorang EDI harus menjamin tidak ada dua buah transmisi data besar terjadi pada saat bersamaan untuk menghindari beban jaringan yang terlalu besar.

11. Business Analyst Group
    

    Pekerjaan seorang analis bisnis adalah berhubungan langsung dengan end user / client untuk mengetahui bagaimana sistem digunakan dan mengidentifikasikan peningkatan yang dapat menyediakan keuntungan yang tinggi bagi perusahaan. Tanggung jawab dari sebuah analis bisnis terbagi sama rata antara end user / client dan divisi IT.

    Seorang analis bisnis harus mengembangkan hubungan dengan end user / client dan menjaga hubungan ini dengan rapat teratur. Mereka harus mengerti proses bisnis dan bagaimana aplikasi IT digunakan dalam bisnis. Analis bisnis harus juga secara proaktif mencari, mengumpulkan, dan mendokumentasikan kebutuhan dan informasi untuk mendorong peningkatan yang bernilai. Sebagai tambahan, seorang analis bisnis harus terus melacak dan membuat prioritas dari semua permintaan perubahan.

    Bagian paling rumit dari analis bisnis adalah kebutuhan untuk memahami proses bisnis dan teknologi secara bersamaan. Mereka harus menjamin strategi pada IT telah sesuai strategi bisnis dan juga menawarkan peluang yang ada pada IT ke bisnis.

    Analis bisnis harus membuat sebuah dokumen high level tentang kebutuhan dari sistem yang akan dibuat. Dokumen ini akan diterjemahkan oleh application developer menjadi kode-kode aplikasi. Karena ini, analis bisnis harus bekerja sama erat dengan application developer.

12. Manager of Application Management
    

    Manager dari Application Mangement Group bertanggung jawab pada performa dari seluruh tim dalam grupnya. Application Manager harus mempunyai sebuah pemahaman yang lengkap pada sistem bisnis yang digunakan. Fungsi yang terpenting adalah organisasi dan manajemen tim. Membuat prioritas, mengatur tim, dan menyelesaikan proyek adalah tanggung jawab dari application manager.

    Application Manager mengarahkan tim pengembangan sesuai dengan prioritas proyek yang dibuat. Manager ini mengatur jangka pendek dan jangka menengah dari sistem IT untuk meningkatkan kemampuan, mengintegrasikan proses, dan menyelesaikan proyek sesuai waktu dan anggaran.

    Manager ini memberikan ruang bagi CIO untuk memikirkan IT Governance dan arah strategis dari divisi IT yang dipimpinnya.

Selain kelompok kerja diatas, beberapa kelompok kerja dibawah ini dapat muncul pada perusahaan yang besar:

1. Architecture: Arsitektur informasi, arsitektur infrastruktur, dan arsitektur aplikasi sebenarnya merupakan tanggung jawab dari CIO. Untuk perusahaan yang besar, peran ini dapat dispesialisasikan pada sebuah grup terpisah yang dipimpin Chief Technology Officer (CTO). CTO berfokus pada mendefinisikan dan mengembangan arsitektur sistem dari tiga sampai lima tahun kedepan, kemudian menjamin pengembangan sistem sesuai dengan arsitektur yang dibuat.
2. Security : Security Personnel bertanggung jawab untuk mengimplementasikan kendali untuk mengurangi potensi dari pembobolan keamanan. Tugas ini mencakup implementasi firewall, software untuk pengawasan, kebijakan enkripsi, kebijakan password, membatasi akses fisik, dan mendeteksi upaya ilegal dari staf dalam.
   
3. Audit : Ukuran organisasi IT yang besar harus mempunyai sebuah fungsi kendali yang terpisah. Perusahaan terutama yang memproses transaksi finansial seperti bank dan saham harus melindungi dirinya dari tindakan ilegal karyawannya sendiri. Group audit ini dapat melapor kepada CIO atau CFO. Fungsi group audit adalah untuk melihat permintaan persetujuan proyek, mereview rencana proyek, dan melacak perkembangan dari sebuah proyek. Grup ini juga akan mengimplementasi manajemen resiko, menjamin seluruh proyek besar mengikuti metode pengembangan standar yang telah disepakati dan mereview praktek keamanan yang diterapkan.
   
4. Project Management Office (PMO) : Organisasi IT yang sangat besar biasanya mempunyai beberapa inisiatif proyek yang berjalan bersamaan. Inisiatif proyek ini harus dikoordinasikan, dilacak, dan melapor pada sebuah pusat. Departemen IT umumnya membuat sebuah PMO dimana mengatur seluruh proyek IT yang ada agar tetap dalam jalur.
   
5. Business Analyst Group : Pada organisasi IT yang besar, CIO dapat membuat sebuah group terpisah untuk analis bisnis yang perannya persis sama dengan analis bisnis yang diatas. Pemisahan ini memungkinkan untuk membuat sub group yang mendedikasikan diri pada sebuah fungsi bisnis.

Source : http://pandarion.wordpress.com/2008/11/0…

Catatan pertama yang menunjukkan kemampuan manusia dapat mengolah data dan informasi, menurut ahli sejarah, adalah pada 3500 tahun sebelum masehi, yaitu ketika para pedagang Babilonia mencatat kepemilikan dan hasil kekayaan mereka pada tanah liat.

Pengolahan data menurut sejarah mengalami perkembangan yang revolusioner, akan tetapi dengan ditemukannya teknologi dan pengetahuan baru dalam bidang bahasa dan matematika maka dapat dibagi empat revolusi perkembangan dalam pengolahan data. Revolusi pertama adalah pengembangan bahasa dan matematika; revolusi kedua ditemukannya alat cetak; revolusi ketiga berkembangnya media massa, dan revolusi keempat berkembangnya komputer digital.

Menurut perkembangannya, terdapat dua alasan manusia mengolah data dan informasi, yaitu pertama karena dorongan alami manusia untuk menyatakan jumlah kepemilikan dan harta kekayaan; kedua untuk survei administratif pada kepemerintahan. Akan tetapi dalam perkembangan dunia modern, kebutuhan akan data dan informasi semakin kompleks sehingga diperlukan adanya suatu sistem formal dalam pengolahan data dan informasi. Semakin kompleks kebutuhan suatu organisasi maka semakin rumit sistem pengolahan data yang harus dibuat oleh organisasi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan.

Konsep data dan Informasi

Data adalah fakta dan angka yang tidak sedang digunakan pada proses keputusan, dan biasanya berbentuk catatan historis yang dicatat dan diarsipkan tanpa maksud segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Sedangkan informasi adalah sekumpulan data yang telah diambil kembali, diolah, dan digunakan untuk kesimpulan, argumentasi atau sebagai dasar peramalan dan pengambilan keputusan. Dengan kata lain, data adalah bahan mentah informasi.

Dalam konteks komunikasi, informasi adalah kejadian atau serangkaian kejadian yang mengandung pesan, yang ketika dipersepsi oleh penerima melalui proses pemaknaan, akan menambah pengetahuan bagi penerima tersebut. Dengan demikian kejadian atau data menjadi informasi adalah bergantung kepada pengguna, dan makna informasi bergantung kepada persepsi, latar belakang, dan penilaian pengguna.

Informasi berfungsi untuk meningkatkan pengetahuan dan mengurangi ketidakpastian pengguna.

Proses Pembuatan Informasi dari Data

Data merupakan elemen dasar untuk pembuatan informasi. Data dapat diubah menjadi sesuatu yang berarti melalui proses dalam suatu model keputusan.

Informasi merupakan produk pokok dari sistem informasi. Hal yang mendasari suatu proses keputusan adalah ketidaktentuan. Informasi mempunyai dua fungsi dasar, yaitu mengurangi keragaman dan memberikan umpan balik.

Informasi merupakan komoditas yang berguna dan bernilai, dan sebagai konsekuensinya diperlukan biaya untuk menghasilkannya. Agar lebih ekonomis maka biaya untuk menghasilkan informasi harus sesuai dengan nilainya.

Pengolahan data menjadi informasi dapat melalui empat metode, yaitu (1) manual, (2) elektromekanik, (3) perlengkapan punched card (kartu pencatat), dan (4) komputer elektronik (termasuk di dalamnya penggunaan CD-rom).

Untuk memahami kemampuan/kinerja metode pengolahan data perlu memperhatikan: penanaman modal awal; persiapan; konversi; kebutuhan; kecepatan pengolahan; kemampuan penghitungan; kontrol pengolahan; pendeteksian kesalahan otomatis; kemampuan pembuatan keputusan; degradasi sistem dan tingkat otomasi.

Pengadaan informasi memerlukan biaya. Pertimbangan biaya dalam sebuah pengolahan informasi dapat memperhatikan: harga perangkat kerasnya; harga perancangan dan penerapan analisis sistem; harga untuk faktor kendali lingkungan; harga suatu konversi; dan harga pengoperasian.

Selain harga, nilai informasi perlu juga mendapat perhatian analis sitem, yaitu menyangkut pada: aksesibilitas, kelengkapan, keakuratan, ketepatan, singkat waktu, kejelasan, kelenturan, kemampuan diuji, kebebasan dari bias; dan dapat dihitung.

Analisis Sistem dan Konsepsi Sistem

Ilmu sistem dalam perkembangannya dipengaruhi oleh Kibernetika, sebagai penggambaran umpan balik dalam mengatur gerakan mekanis, atau sebagai pengendali dan komunikasi.

Sistem secara sederhana dapat didefinisikan sebagai suatu kumpulan objek-objek yang terangkai dalam interaksi dan saling ketergantungan yang teratur.

Konsepsi sistem merupakan abstraksi komponen-komponen pembentuk sistem ke dalam suatu definisi. Konsepsi sistem memiliki beberapa aspek, yaitu (1) unsur-unsur sistem; (2) tujuan sistem; (3) tindakan untuk mencapai tujuan; (4) proses; (5) output; (6) ukuran keberhasilan.

Hubungan antarsistem atau subsistem dapat bersifat hubungan seri dan hubungan pararel. Sedangkan klasifikasi sistem dapat dilihat dari tingkat keterdugaannya dan kerumitannya.

Fungsi Manajemen di Dalam Organisasi

Sistem dapat secara efektif dideskripsikan dan dianalisis. Klasifikasi sistem secara garis besar di antara deterministik sederhana sampai probabilistik yang rumit.

Khususnya dalam organisasi bisnis, secara sederhana aktivitas manajemen adalah perencanaan (planning), pengendalian (controlling), dan pengambilan keputusan (decision making).

Perencanaan bukan hanya menentukan tujuan, tetapi juga deskripsi aktivitas, metode, dan perpaduannya agar tujuan tersebut dapat dicapai. Manajemen memerlukan informasi untuk membantu pemilihan rencana yang terbaik dalam mencapai tujuan tersebut.

Aktivitas pengendalian secara keseluruhan tidak efektif tanpa informasi. Untuk mempengaruhi kendali, manajemen harus memiliki subsistem yang berfungsi untuk mengukur output sistem dan membandingkannya dengan tujuan yang direncanakan. Kemudian, fungsi manajemen terutama dapat melakukan tindakan yang tepat untuk memperbaiki penyimpangan hasil rencana.

Pengambilan keputusan secara mendasar merupakan aktivitas pemecahan masalah. Terdapat empat elemen proses pengambilan keputusan, yaitu: model, kriteria, hambatan, dan optimasi. Beberapa keputusan merupakan aktivitas rutin, beberapa lainnya merupakan pemecahan masalah yang timbul. Proses pengambilan keputusan dapat diambil dalam tiga tingkatan: strategis, yang merupakan kebijakan dan perencanaan jangka panjang; taktis, yang merupakan implementasi dari perencanaan; dan teknis, yang merupakan kegiatan dari hari ke hari.

Analisis Sistem dan Konsepsi Sistem

Suatu sistem informasi didefinisikan sebagai kumpulan komponen-komponen yang menampilkan pelaksanaan pengolahan data yang sistematis dan formal untuk (1) keperluan transaksi pengolahan data resmi, (2) menyajikan informasi bagi pengambilan keputusan, dan (3) menyajikan laporan, bagi keperluan eksternal.

Sistem informasi sebagai suatu pendekatan transaksional data dan yang menangani operasi pengolahan data rutin. Sistem informasi berperan penting dalam menghasilkan nilai output yang diperlukan bagi pengambilan keputusan sehingga diharapkan menghasilkan sepuluh nilai informasi.

Dalam konteks organisasi, sistem informasi dipengaruhi oleh kondisi internal dan eksternal. Kondisi internal berupa manajemen organisasi dan kondisi eksternal adalah pengguna.

Sistem Informasi didalam Organisasi

Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah merupakan suatu aplikasi yang dapat membantu pengolahan data dengan volume yang tinggi, meliputi empat tugas utama, yaitu: pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data dan penyimpanan dokumen. Informasi digunakan oleh pemakai di dalam maupun luar organisasi.

Sistem yang khusus memenuhi kebutuhan informasi bagi intern organisasi adalah Sistem Informasi Manajemen (SIM). Informasi yang dihasilkan SIM tidak berkewajiban untuk menyediakan informasi bagi lingkungan.

Sistem informasi yang diterapkan pada sub-sistem organisasi yang melakukan aktivitas berdasarkan fungsionalnya disebut Sistem Informasi Fungsional. Terdapat empat sistem informasi fungsional ini, yaitu Sistem Informasi Pemasaran, Sistem Informasi Manufaktur, Sistem Informasi Keuangan, dan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Di atas sistem-sistem infomasi tersebut terdapat suatu sistem yang disebut Sistem Informasi Eksekutif.

Komputer Sebagai Media Penyimpan Data

Komputer sebagai perangkat pengumpul, penyimpan, dan penyaji data memiliki kemampuan yang beragam sesuai dengan kapasitas penyimpan data. Data tersimpan dalam alat penyimpanan (data storage) yang berupa penyimpanan utama (primary storage) dan penyimpanan sekunder (secondary storage). Untuk dapat bekerja dengan baik, sebuah ruang kerja komputer harus dirancang khusus.

Cara Kerja Komputer

Komputer bekerja dalam lingkungan yang terbentuk atas hardware, software dan staf. Dalam kerjanya, proses komputer mengalami perputaran dari awal pemasukan sampai kemudian penyajian data. Data masuk dalam komputer melalui dua cara utama, yaitu batch processing dan on-line processing. Komputer di samping sebagai penyimpan, dapat juga dijadikan sebagai terminal. Terdapat beberapa perangkat khusus untuk memasukkan data ke dalam komputer.

Perangkat dan Hasil Kerja Komputer

Penyajian hasil proses komputer dapat dilihat dalam dua bentuk utama, yaitu Softcopy dan hardcopy. Softcopy adalah tampilan berupa gambar diam ataupun bergerak dalam monitor komputer, sedangkan hardcopy adalah tampilan hasil kerja komputer dalam bentuk cetakan. Alat cetak atau printer terdiri atas dua bentuk utama, yaitu impact dan Non-impact Printer. Di samping itu hasil kerja komputer dapat juga berupa gerakan robotik dan suara.

Bekerja dengan Komputer

Komputer sebagai perangkat pengumpul, penyimpan, dan penyaji data akan dapat memberikan hasil yang maksimal jika dioperasikan dalam kondisi kerja yang baik. Perhatian yang diberikan kepada masalah tersebut dikenal dengan istilah ERGONOMIC CONSIDERATION. Hal yang harus diperhatikan dalam bekerja dengan komputer adalah lingkungan kerja, perangkat keras dan kerja sama antara komputer dan pemakainya.

Mengenal Pangkalan Data (Data Base)

Pangkalan data dalam pemasangannya memiliki sembilan tujuan utama yang menyangkut keuntungan pemasangan dan kemampuan yang dimiliki pangkalan data. Dalam pembangunan pangkalan data terdapat pandangan yang pro dan kontra mengenai perlu atau tidaknya ada pangkalan data. Dalam pangkalan data, data dapat dibagi ke dalam dua bentuk, yaitu bentuk logis dan bentuk fisik.

Rancangan Pangkalan Data (Data Base)

Sistem manajemen pangkalan data adalah satu perangkat software yang terintegrasi untuk mengontrol dan mengatur data dalam pangkalan data. Pangkalan data menangani permintaan dari program aplikasi yang dihasilkan dari bahasa khusus yang disebut data manipulation language (DML). Untuk menghasilkan tampilan bagi pengguna, model data menggambarkan bentuk/gambaran dalam sebuah bahasa yang disebut data definition language (DDL). Bahasa ini memberitahu DBMS bagaimana data harus terstruktur. Oleh karena itu DML memanipulasi data, DDL menggambarkan struktur data, sedangkan DBMS mengatur dan mengkoordinasi data sesuai dengan permintaan DML dan gambaran DDL.

Struktur Data

Hubungan antara data mandiri (entities) membentuk sebuah struktur data. Ada tiga jenis hubungan: satu-ke-satu, satu-ke-banyak, dan banyak-ke-banyak. Terdapat juga tiga jenis data struktur: pohon atau hierarki, jaringan, dan relasional.

1. Struktur pohon atau hierarki memiliki elemen data dalam bentuk seperti pohon. Sebuah data mandiri tidak boleh memiliki lebih dari satu data mandiri yang dimiliki. Struktur ini mudah dirancang dan dimengerti.

2. Struktur jaringan memungkinkan hubungan 1:1, 1:B, atau B:B antara data mandiri. Struktur ini menunjukkan keadaan sebenarnya, walaupun kemudian dapat menjadi sangat rumit.

3. Struktur relasional memiliki data dan hubungan yang ditampilkan dalam sebuah tabel yang berbentuk datar, dua dimensi yang disebut relasi. Sebuah relasi nilainya sama dengan sebuah file.

This year is going to be tough.  The forecasters are all over the place about the outlook.

Which indicators you use in your planning - economic growth, profit levels, unemployment rates, commodity prices, the value of the dollar, or others - how you see 2010 may be very different from the person right next to you.  We are in a period of uncertainty.  You can expect to face continual demands on your leadership and management skills.  Some leaders will fail; they won’t be up to the demands. Others will shine and may look back on 2010 at a year that really fueled their career trajectory.

Here are five tips that could ensure you’re in the latter group:

1. Remember that it’s not what - but who. The most important decisions you will make as a leader; are always about people.  You may think they’re about systems, things, or money, but they aren’t.  When I sit with clients and discuss the best and worst decisions they remember making, it’s always the people ones.  Surrounding yourself with the best people is important at all times of course.  But during uncertain times - it’s critical.

2. Don’t tell.  Ask.  One of the traits rated most highly by those reviewing their bosses is that they are most likely to use “open-ended questions.”  Those leaders who principally operate in a “telling” mode miss out on the opportunity to capitalize on new ideas.  2010 will need new ideas more than ever.

3. Step up to the plate. Once you’ve heard everyone’s ideas/suggestions/concerns, etc., then you need to act like a leader.  As a leader, one of the things you’re paid for is to make decisions.  And successfully implement them.  Show your team and your boss that you’re up to the challenge.  It will result in your getting more opportunities at the plate.  More times “at bat” results in more opportunity for “home runs.”  Baseball legend Babe Ruth learned this early on.

4. Don’t focus on one great success. The best leaders, like the best organizations, usually do many things very well.  The ones who rise to greatness based on one success story usually flame out.  Learning to move forward in small steps that have strong foundations is always a sound approach - it’s especially important during a period that’s very difficult to forecast.

5.  Don’t let your industry dictate your success. Or failure.  There are a lot of stories of failures today - individuals have crashed and burned, organizations have failed, entire industries are in chaos.  And yet, even in high-profile sectors that have been ravaged, like the auto industry and service sectors, there have been great success stories.  Check out Ford Motor’s stock prices and the fact that they have the Car of the Year awards from several industry groups.  This is a turned-around company led by a guy with zero experience in this cutthroat business.

As a leadership and business coach, I’ve seen how the power of one individual can make all the difference in the world to an organization.  You can do it, too.  Here’s to a successful 2010!

Source :

John M. McKee is the founder and CEO of BusinessSuccessCoach.net, an international consulting and coaching practice with subscribers in 43 countries. One of the founding senior executives of DIRECTV, his hands-on experience includes leading billion dollar organizations and launching start-ups in both the U.S. and Canada. The author of two published books, he is frequently seen providing advice on TV, in magazines, and newspapers.

Disaster Recovery Plan

Reciprocal arrangement between

(Client X)

and

(Client X)

Overview

1a. General principles

(Client 1) has agreed with (Client 2) to have a reciprocal arrangement for disaster recovery. A consideration of $ has been paid in respect of this agreement.

In these notes the following terms are used:

· Host, to indicate the company that is providing facilities;

· Client, to indicate the company using these facilities; and

· Service, to indicate all facilities within the provision.

In essence, the plan allows for the following:

· Provision of (Specify Location) -based office facilities for up to (Number of staff people) staff for a (Specify length of time) period.

· Provision of access to (Specify kind of system, for example: Broking system) and PC facilities for (Specify number of staff members) staff.

· Provision of Word Processing for slip and cover note production.

· Periodic testing and checking of the plan.

· Access to facilities in (Specify location) including (Specify client 2).

It is understood that:

· Neither firm should make a profit or a loss from this arrangement.

· Both parties will agree to confidentiality of data, clients, and business practices.

· Neither party will seek compensation from the other should any problems or difficulties arise from the service provided.

· This plan will be shown to (Client 1’s) supplier and, although their approval of such will not be sought, their comments, the subject of the agreement of (Client 1) and (Client 2), will be incorporated into the plan. Refer to Appendix F for (Specify supplier) agreement to the Plan.

· Each company will ensure that all items to be used in these plans will be maintained and kept in good working order.

· This agreement can only be amended or terminated with at least (Specify length of time) written notice unless otherwise mutually agreed.

· There will be no limit on the number of times the service can be used by either party, providing that adequate cause is shown.

· The agreement will run for (Specify duration of agreement) at a time, to be renewable if both parties agree.

· The insurers of each company will be made aware of these plans.

· The client will endeavor to have its own office facilities available at the earliest opportunity.

· If a service is provided for more than (Specify a number of days) elapsed days (including weekends), then the host will be compensated by the client by payment of agreed fees.

· The host may need to provide facilities over weekends and holidays.

· The client will advise all relevant parties of these temporary arrangements (i.e., business clients, etc.) including the new address, phone number(s) and fax number(s) and will also advise reversion when the service terminates.

· Any data tapes, letter-headed stationery, or other items at the reciprocal parties office will be stored in a secure, lockable place.

· The plan will be capable of being implemented within two hours of a requirement arising within normal office hours. All effort will be made to ensure rapid assistance out of normal office hours.

1b. Definition of a disaster

As a result of fire, water, or other hazard (physical or otherwise) there is damage or shutdown that results in the company being unable to have either access to its computer services or premises for the immediate future.

1c. Period of service

A service period of not more than (Specify maximum agreed upon duration) from the initial date of the disaster will be provided by the host free of charge.

Any period beyond (Specify maximum agreed upon duration) is to be agreed by both parties. At this stage agreed charges will be levied as:

· ($ figure) per day or part thereof for provision of the service.

· Cost of materials and other facilities used by the client.

The agreement will be renewable each year if both parties agree, at a date no later than expiry of the current contract.

Prerequisites

In order for disaster recovery to be effective it is agreed that:

· An adequate backup of data should be lodged off-site. This will include Broking system data and (if required) (Specify types of documents and data).

· Sufficient free space will be set aside on computer systems to handle any loaded data.

· Insurers for both companies will be made fully aware of these arrangements.

· A supply of up-to-date stationery will be stored at each other’s site for printing.

· A list of main staff contacts will be distributed, including home numbers and addresses.

· A current signed agreement to this plan is in force.

· The host will only provide services if its own office is not subject to disruption at the same time as the client’s. This is intended purely to cover both parties in the instance where one or more events disrupt both offices simultaneously.

Alignment

3a. Specify kind of system, for example: Broking system

It is vital that the (Specify kind of system, for example: Broking system) is kept aligned in order that each system is transferable. It is recognized that total alignment is not always possible, so the plan specifies maximum misalignment timescales. Both parties agree to adhere to these timescales and to inform the other of any planned upgrades.

Bearing in mind that the (Specify kind of system, for example: Broking system) has many options available within it and that the (Specify kind of system, for example: Broking system) programs will be used from a common source, there may be some discrepancies on options used by the participants, for instance, (Specify things that might be out of alignment within the specified system, for example: GUI applications, Ledger Archive or Check Production). It is not therefore guaranteed that a fully equivalent system can be provided at the host site.

Provision of the (Specify kind of system, for example: Broking system) will be a minimum of, but not limited to:

(Specify anything that should be maintained about the specified system, for example:

· Accounts processing

· Quote processing

· Risk Processing

· Reporting

· Document Archiving if disk space permits)

If required and agreed at the time of need, provision may be made for (Specify kind of system, for example: Broking system) facilities.

All system administration will be performed by the hosting company, with assistance from the client as and when required. However, it should be recognized that administration duties by the client may be limited by the overriding need to resurrect a fully working site of its own.

It is the responsibility of the client to ensure that the correct (Specify kind of system, for example: Broking system) data backup is restored to the host’s (List the kind of system that data should be restored to, for example: Unix system). It is the responsibility of the host to perform the restore.

Notwithstanding the above, it is agreed that: Releases of the (Specify kind of system, for example: Broking system) will be aligned so that no more than seven days elapse between installation of like releases at each site.

This requires advance warning to the companies of planned releases. At least (Specify time period, for example: two weeks) written notice will be provided.

If one party accepts a prerelease program/fix they should notify the other in order that alignment can be maintained, if such is required.

If misalignment does occur, it is agreed that the oldest release will be upgraded to the newer release, whether this relates to the client or the host.

3b. Specific data and applications

(Specify whether or not alignment of specific data and applications should be aligned and what kind of data and applications, for example: LAN / Server / PC software) will be required. It is not part of the plan that these must be consistent across each site other than the following (release numbers are not significant):

(List products that do not have to be replicated across each site, for example:

· NT Server will be used

· Microsoft software will be used)

However, it is agreed that each site will use the following products (version/service pack is not vital):

(List products that should be available at each site, for example:

· Microsoft Word

· Microsoft Excel

· Microsoft Access)

The following will not be made available as a matter of course, although arrangements can be made as and when a need arises (and if possible):

(List products or hardware that does not have to be made available, for example:

· Monarch

· FaxMaker)

Access to (Client 2) and interactive applications will be made available either by (Specify connection type, for example: dial-up or leased line) connection.

3c. Backup facilities

It is agreed that the following will be kept in alignment:

(Specify what exactly should be kept in alignment:

· UNIX backup facility

· LAN backup facility (Arcserve) or (Backup Exec)

· Sufficient free UNIX disk space to handle the full the Broking system data set of the client)

Provisions

The plan provides for provision of a service by the host to the client within two hours of notification that such is required by the client. Obviously not all facilities may be in place within this timeframe.

The service will only be provided if the office of the client is not capable of being used to provide an equivalent service. In reality this means that the client’s office is considered closed by flood, fire, or substantial damage of some nature, whether to the office itself or to the nearby buildings, thus denying access to the office. In addition, the service will be provided if the client’s office or surrounding area is closed by the authorities.

4a. Office space

Access to the office space will be arranged by the hosting company. The names of the staff requiring access will be agreed upon beforehand, and security staff will be informed of such by the host.

If any passes are required (for access or elevators) these will be arranged by the host.

Directions to the location of the hosting client’s office will be provided to required staff as part of these plans.

Unless otherwise agreed, the host will ensure access to the service facilities within normal office hours (Specify working hours) on normal working days. Access at weekends, holidays and other days can be agreed on an “as-needed” basis.

It is important to note that the service provision allows office space for (Specify number of staff members as in item 1A) staff. However, various other staff will need general access to these six “residents” in order to carry out normal business. The client will endeavor to ensure that access is limited to necessary visits and the host will endeavor to provide access.

4a-a. Work space

Workspace will be made available for up to (Specify number of staff members as in item 1A) people. This is deemed to be (Specify number of staff members as in item 1A) concurrent attendees. It should be assumed that (Specify number of staff members as in item 1A) attendees will be in the office at any one time, so (Specify number of staff members as in item 1A) desks and associated facilities will be made available. If more space is available, then this may be offered. Office space assigned will be set aside solely for this use during the required period.

Therefore the following will be made available:

· Minimum of two dedicated desks

· Minimum of two dedicated chairs

These will be located, if at all possible, in the Boardrooms of both (Client 1) and (Client 2), although it is accepted that this may not always be possible.

4a-b. Meeting space

No room or space for meetings will be made available other than at the desks provided. However, if a room can be made available, it will be.

4a-c. Storage space

One dedicated “tall” size lockable cabinet will be made available for storage of folders, papers, equipment, or whatever is required. The key to this will be passed to the client at the outset and returned on conclusion of these services.

As part of the plan, stationery and possibly other items will be stored at the partner’s office. It is agreed that any such items will be stored in a secure, lockable location.

4a-d. Safe

Facilities for storing cash, checkbooks, or other valuable items will be made available to the client as available.

4b. Office equipment

It is essential that the host provide facilities to enable the client to perform its normal business as much as is possible. Therefore it is agreed to provide:

(Specify number of phone lines) dedicated telephones and (Specify number of fax machines) fax machines.

4b-a. Telephone

If possible, the phones assigned should have a direct dial facility. If this is not possible, then the phone will be used via the host’s switchboard. The client will reimburse the host for phone call costs.

4b-b. Fax

Fax facilities will be shared. Each party will ensure that the other is made aware of any large fax receipts/issues in order that the host’s requirements are not impinged.

4b-c. E-mail

(Specify whether or not e-mail and/or Internet access will be specifically available to the staff working on site in the host facilities. If so, define whether or not the mail will be received into the host’s corporate mailbox or via Internet e-mail services.)

4b-d. Mail, courier, and messenger services

The necessary services will be provided by the host, for which the client will reimburse the cost.

4b-e. Stationery, photocopying, and other facilities

The host will provide (at cost) sufficient paper, pens, copying facilities, etc. to the client to enable it to carry out its business. Any unused items should be returned once the service terminates. Refreshment and restroom facilities will be indicated to the client, as will fire drill requirements.

4c. Computer equipment

All computer equipment will be maintained by the host. It is the responsibility of the host to ensure that computer equipment is made immediately available to the client.

4c-a. PC

(Specify number of PCs) PCs capable of running the applications defined herein will be provided. These will be set up by the host. The specification of the PC is immaterial providing it is considered usable by the client. Access to the host’s LAN will be provided, and the client will be assigned logons and passwords by the host. All data stored by the client on the PC or LAN will be located in a folder specifically assigned for the client by the host. This simplifies reversion once the client returns to its own site.

4c-b. Printer

At least one printer will be made available on a shared basis. This will be a laser printer.

There will be no provision for production of client’s stationery via Jeida cards (or similar). Therefore it is imperative that the client has sufficient preprinted stationery available, such as statements. It is likely that all printers on the LAN will be available for use, but the client should restrict its use to the allocated printer. One local printer will be made available for confidential printing.

4c-c. Backups (initial data load)

The client will provide the host with the (Specify the name of the system that will have been backed up) data backup to be loaded. It is the responsibility of the client to ensure that adequate backups are made in case of a disaster. (Specify the back up media type).

The client will provide the host with the LAN (WP) data backup to be loaded. If required, slips, cover notes, and other Word produced documents may then be restored to the host’s LAN in an area set aside to receive such. It is agreed that not all documents will be restored; rather, just those that are required within the period of the service. Therefore such documents should be downloaded on an as-required basis and not en-bloc.

4c-d. Backups (within service provision)

It is the responsibility of the host to ensure that daily backups (separate or combined with the host’s) of the client’s (Specify platform, for example: Unix) -based data occur.

No specific backup of PC-related items will occur, although this should occur under the normal daily LAN backup. If required, the client should back up such items to diskette and provide the diskettes themselves.

When the client is able to return to its own office, the host will provide the client with:

(Specify required backup data, for example:

· A backup of its Broking system data

· A backup of any data stored on the LAN

· A backup of any data stored on PCs.)

It is agreed that the following backup facilities will be used:

(Specify backup facilities to be used, for example:

· UNIX—Normal UNIX backup facility

· LAN data)

(Specify backup media).

4c-e. Specify platform from which data should be backed up

It is the responsibility of the host to set up and assign logons for the client’s staff requiring access to the (Specify system that requires the logons).

It is the responsibility of the client to ensure that the correct data has been loaded and that such is usable.

The host agrees to ensure that the system is made usable.

Should any software-related costs be incurred, they will be borne by the client.

4c-f. Periodic processing

End-days will be run against the host and client data. The client can decide if end-days should not be run against its data, if required. The precise time when end-day is run is at the discretion of the host.

No month-ends will be run on the client’s data unless specifically agreed at the time. This includes year-ends. This is in order to avoid long processing and print runs, as well as potential system downtime in the event of month-end failure.

4c-g. Broking system GUI applications

There can be no guarantee that the (Specify system) GUI applications or other specialist parts of the (Specify system) package will be made available. The host may only be able to make available to the client those (Specify system) processing facilities which the host has available themselves.

4d. Specialist requirements

4d-a. Non-standard items

There will be no provision within the plan to provide access to specialist items/software such as, but not restricted to, the following:

· For CLIENT 1: TBA

· For CLIENT 2: TBA

It is the responsibility of each company to ensure cover for any items not forming part of the plan.

4d-b. Slips, cover notes, and other documents

It is the responsibility of each company to ensure that slips, cover notes, and other important documents are adequately stored and retrievable in the event of a disaster. This may involve data backups or paper copies. If data backups are available, the host will offer LAN space for restoring documents as and when such are required. It is important to note that not all documents will be restored (i.e., selected slips can be restored, but not each and every slip ever produced by the client).

New slips, cover notes, and other documents can be produced as part of the service provision.

Restored documents can, of course, be amended as required.

4e. Restrictions

If it is considered that the client is hindering the host’s own processing or office procedures in any way, the client must change or stop such actions immediately, if requested to do so.

Termination Procedure

5a. Of hosting service

Once the client has restored normal or adequate office facilities, it will be the responsibility of the host to revoke all or any of the system and office changes implemented. The host will warrant that the client’s data will be removed from both LAN/PCs and UNIX not more than one week after the client residence ends, unless otherwise advised by the client.

The client will remove all files and other items from the host’s site within 24 hours of its use of the office facilities terminating.

The host will advise the client of any expenses incurred within one month of the service being terminated. All costs incurred should be identified and each party should be advised of these costs as they occur to ensure that no unexpected costs arise after the event.

5b. Of the agreement

This agreement can only be cancelled by one of the following:

· (Specify required time for written notice) written notice being given by one company to the other.

· At annual renewal, in which case one month’s notice should still be provided.

· If agreed between the two companies at any stage.

Responsibilities

Responsibilities for the entirety of this plan rest with the following:

Client 2:

Client 1:

The Directors concerned are as follows:

Client 2:

Client 1:

Testing the Plan

The plan will be tested, at most, twice a year and at least once a year. Dates will be agreed to no less than two weeks before the test date.

Testing will be restricted to the following:

· Loading of (Specify system) data to each other’s system

· Ensuring that access to the (Specify system) system is possible for the client via LAN and (Specify platform) logons

· Loading of some sample (Specify documents) documents

· Testing that these (Specify documents) documents are accessible

It is not anticipated that testing of the following will occur, although the facilities will be checked for availability on an ad hoc basis, at most, twice a year and at least once a year:

· Telephones

· Fax

· Office space (including desks, chairs, etc)

· PC- or LAN-related items, other than gaining access to (Specify system and documents)

· Printing

APPENDIX A

Agreement to Disaster Recovery Plan

For Client 1

Name: _____________________________

Signed: _____________________________

Title: _____________________________

Dated: _______________

For Client 2

Name: ______________________________

Signed: ______________________________

Title: ______________________________

Dated: _______________

APPENDIX B

Service Contacts

Disaster Recovery Plan

SERVICE CONTACTS

CLIENT 2

Phone:

CLIENT 1

Phone:

APPENDIX C

Staff to be resident

Disaster Recovery Plan

STAFF TO BE RESIDENT

CLIENT 2

Phone:

CLIENT 1

Phone:

Note: The names provided above are subject to change.

APPENDIX D

Staff needing to visit other site

Disaster Recovery Plan

STAFF NEEDING TO VISIT OTHER SITE

CLIENT 2

Phone:

CLIENT 1

Phone:

APPENDIX E

Allocation of resources

Disaster Recovery Plan

Allocation of resources at Client 2

APPENDIX F

Software House Acceptance

APPENDIX G

Items Stored ‘Off-Site’

Client 2 Limited - Items stored Off-Site

At CLIENT 1 under supervision of:

Where quantities are shown these may be approximate only.

(NOTE: The list below is provided for example. Specify items to be stored and quantity of items

per your individual circumstances.)

©2002 TechRepublic, Inc. www.techrepublic.com. All rights reserved.

> Memisahkan Bandwitdh Lokal dan Internasional

Selama mengelola Mikrotik Indonesia, banyak sekali muncul pertanyaan bagaimana cara melakukan pemisahan queue untuk trafik internet internasional dan trafik ke internet Indonesia (OpenIXP dan IIX). Di internet sebetulnya sudah ada beberapa website yang menampilkan cara pemisahan ini, tapi kami akan coba menampilkan kembali sesederhana mungkin supaya mudah diikuti.

Pada artikel ini, kami mengasumsikan bahwa:

1. Router Mikrotik melakukan Masquerading / src-nat untuk client. Client menggunakan IP privat.
2. Gateway yang digunakan hanya satu, baik untuk trafik internasional maupun IIX.
3. Anda bisa menggunakan web-proxy internal ataupun tanpa web-proxy. Jika Anda menggunakan web-proxy, maka ada beberapa tambahan rule yang perlu dilakukan. Perhatikan bagian NAT dan MANGLE pada contoh di bawah ini.

Jika ada parameter di atas yang berbeda dengan kondisi Anda di lapangan, maka konfigurasi yang ada di artikel ini harus Anda modifikasi sesuai dengan konfigurasi network Anda.

Pengaturan Dasar

Berikut ini adalah diagram network dan asumsi IP Address yang akan digunakan dalam contoh ini.

Untuk mempermudah pemberian contoh, kami mengupdate nama masing-masing interface sesuai dengan tugasnya masing-masing.

[admin@MikroTik] > /interface pr

Flags: X - disabled, D - dynamic, R - running

 #    NAME            TYPE   RX-RATE  TX-RATE  MTU

 0  R ether-public     ether  0        0        1500

 1  R ether-local      ether  0        0        1500

Untuk klien, akan menggunakan blok IP 192.168.0.0/24, dan IP Address 192.168.0.1 difungsikan sebagai gateway dan dipasang pada router, interface ether-local. Klien dapat menggunakan IP Address 192.168.0-2 hingga 192.168.0.254 dengan subnet mask 255.255.255.0.

[admin@MikroTik] > /ip ad pr

Flags: X - disabled, I - invalid, D - dynamic

# ADDRESS         NETWORK     BROADCAST     INTERFACE

0 202.0.0.1/24    202.0.0.0   202.0.0.255   ether-public

1 192.168.0.1/24  192.168.0.0 192.168.0.255 ether-local

Jangan lupa melakukan konfigurasi DNS server pada router, dan mengaktifkan fitur “allow remote request”.

Karena klien menggunakan IP private, maka kita harus melakukan fungsi src-nat seperti contoh berikut.

[admin@MikroTik] > /ip fi nat pr

Flags: X - disabled, I - invalid, D - dynamic

 0   chain=srcnat out-interface=ether-public

     action=masquerade

Jika Anda menggunakan web-proxy transparan, Anda perlu menambahkan rule nat redirect, seperti terlihat pada contoh di bawah ini (rule tambahan yang tercetak tebal).

[admin@MikroTik] > /ip fi nat pr

Flags: X - disabled, I - invalid, D - dynamic

0  chain=srcnat out-interface=ether-public

   action=masquerade

1  chain=dstnat in-interface=ether-local protocol=tcp

   dst-port=80 action=redirect to-ports=8080 

Jangan lupa mengaktifkan fitur web-proxy, dan men-set port layanan web-proxynya, dan disesuaikan dengan port redirect pada contoh di atas.

CEK: Pastikan semua konfigurasi telah berfungsi baik. Lakukanlah ping (baik dari router maupun dari klien) ke luar network Anda secara bergantian.

Pengaturan IP Address List

Mulai Mikrotik RouterOS versi 2.9, dikenal dengan fitur yang disebut IP Address List. Fitur ini adalah pengelompokan IP Address tertentu dan setiap IP Address tersebut bisa kita namai. Kelompok ini bisa digunakan sebagai parameter dalam mangle, firewall filter, nat, ataupun queue.

Mikrotik Indonesia telah menyediakan daftar IP Address yang diadvertise di OpenIXP dan IIX, yang bisa didownload dengan bebas di URL: http://www.mikrotik.co.id/getfile.php?nf=nice.rsc

File nice.rsc ini dibuat secara otomatis di server Mikrotik Indonesia setiap pagi sekitar pk 05.30, dan merupakan data yang telah di optimasi untuk menghilangkan duplikat entry dan tumpang tindih subnet. Saat ini jumlah baris pada script tersebut berkisar 430 baris.

Contoh isi file nice.rsc :

# Script created by: Valens Riyadi @ www.mikrotik.co.id

# Generated at 26 April 2007 05:30:02 WIB ... 431 lines

/ip firewall address-list

add list=nice address="1.2.3.4"

rem [find list=nice]

add list=nice address="125.162.0.0/16"

add list=nice address="125.163.0.0/16"

add list=nice address="152.118.0.0/16"

add list=nice address="125.160.0.0/16"

add list=nice address="125.161.0.0/16"

add list=nice address="125.164.0.0/16"

.

.

dst...

Simpanlah file tersebut ke komputer Anda dengan nama nice.rsc, lalu lakukan FTP ke router Mikrotik, dan uploadlah file tersebut di router. Contoh di bawah ini adalah proses upload menggunakan MS-DOS prompt.

C:>dir nice.*

 Volume in drive C has no label.

 Volume Serial Number is 5418-6EEF

 Directory of C:

04/26/2007  06:42p              17,523 nice.rsc

               1 File(s)         17,523 bytes

               0 Dir(s)  47,038,779,392 bytes free

C:>ftp 192.168.0.1

Connected to 192.168.0.1.

220 R&D FTP server (MikroTik 2.9.39) ready

User (192.168.0.1:(none)): admin

331 Password required for admin

Password: ********

230 User admin logged in

ftp> ascii

200 Type set to A

ftp> put nice.rsc

200 PORT command successful

150 Opening ASCII mode data connection for '/nice.rsc'

226 ASCII transfer complete

ftp: 17523 bytes sent in 0.00Seconds 17523000.00Kbytes/sec.

ftp> bye

221 Closing

C:>

Setelah file diupload, import-lah file tersebut.

[admin@MikroTik] > import nice.rsc

Opening script file nice.rsc

Script file loaded and executed successfully

Pastikan bahwa proses import telah berlangsung dengan sukses, dengan mengecek Address-List pada Menu IP - Firewall

Proses upload ini dapat juga dilakukan secara otomatis jika Anda memiliki pengetahuan scripting. Misalnya Anda membuat shell script pada Linux untuk melakukan download secara otomatis dan mengupload file secara otomatis setiap pk 06.00 pagi. Kemudian Anda tinggal membuat scheduler pada router untuk melakukan import file.

Jika Anda menggunakan RouterOS versi 3.x, proses update juga dapat dilakukan secara otomatis.

Perintah yang perlu dibuat adalah :

Pengaturan Mangle

Langkah selanjutnya adalah membuat mangle. Kita perlu membuat 1 buah connection mark dan 2 buah packet mark, masing-masing untuk trafik internasional dan lokal.

[admin@MikroTik] > /ip firewall mangle pr

Flags: X - disabled, I - invalid, D - dynamic

0 chain=prerouting in-interface=ether-local

  dst-address-list=nice

  action=mark-connection new-connection-mark=conn-iix

  passthrough=yes

1 chain=prerouting connection-mark=conn-iix

  action=mark-packet new-packet-mark=packet-iix

  passthrough=no

2 chain=prerouting action=mark-packet

  new-packet-mark=packet-intl passthrough=no

Untuk rule #0, pastikanlah bahwa Anda memilih interface yang mengarah ke client. Untuk chain, kita menggunakan prerouting, dan untuk kedua packet-mark, kita menggunakan passthrough=no.

Jika Anda menggunakan web-proxy internal dan melakukan redirecting trafic, maka Anda membuat 2 buah rule tambahan seperti contoh di bawah ini (rule tambahan yang tercetak tebal).

[admin@MikroTik] > /ip firewall mangle pr

Flags: X - disabled, I - invalid, D - dynamic

0 chain=prerouting in-interface=ether-local

  dst-address-list=nice

  action=mark-connection new-connection-mark=conn-iix

  passthrough=yes

1 chain=prerouting connection-mark=conn-iix

  action=mark-packet new-packet-mark=packet-iix

  passthrough=no

2 chain=output connection-mark=conn-iix

  action=mark-packet new-packet-mark=packet-iix

  passthrough=no

3 chain=prerouting action=mark-packet

  new-packet-mark=packet-intl passthrough=no

4 chain=output action=mark-packet

  new-packet-mark=packet-intl passthrough=no

Pengaturan Simple Queue

Untuk setiap client, kita harus membuat 2 buah rule simple queue. Pada contoh berikut ini, kita akan melakukan limitasi untuk IP client 192.168.0.2/32, dan kita akan memberikan limitasi iix (up/down) sebesar 64k/256k, dan untuk internasional sebesar (up/down) 32k/128k.

[admin@MikroTik]> /queue simple pr

Flags: X - disabled, I - invalid, D - dynamic

0 name="client02-iix" target-addresses=192.168.0.2/32

  dst-address=0.0.0.0/0 interface=all parent=none

  packet-marks=packet-iix direction=both priority=8

  queue=default-small/default-small limit-at=0/0

  max-limit=64000/256000 total-queue=default-small

1 name="client02-intl" target-addresses=192.168.0.2/32

  dst-address=0.0.0.0/0 interface=all parent=none

  packet-marks=packet-intl direction=both priority=8

  queue=default-small/default-small limit-at=0/0

  max-limit=32000/128000 total-queue=default-small

Pengecekan Akhir

Setelah selesai, lakukanlah pengecekan dengan melakukan akses ke situs lokal maupun ke situs internasional, dan perhatikanlah counter baik pada firewall mangle maupun pada simple queue.

Anda juga dapat mengembangkan queue type menggunakan pcq sehingga trafik pada setiap client dapat tersebar secara merata.

sumber :

www.mikrotik.co.id